Zarządzanie flotą wymaga zebrania w jednym miejscu wielu informacji: dostępności pojazdów, godzin pracy kierowców, lokalizacji klientów, terminów dostaw, ładowności oraz kosztów przejazdów. Przy większej liczbie zleceń ręczne ułożenie harmonogramu staje się czasochłonne, a każda zmiana może wymagać ponownego przeliczenia kilku tras. MapGO to system do zarządzania trasami i flotą, który pomaga planować przejazdy, rozdzielać punkty pomiędzy kierowców i kontrolować wykorzystanie dostępnych pojazdów. Program przeprowadza optymalizację zgodnie z parametrami ustalonymi przez planistę, a gotowe trasy można przesłać bezpośrednio do aplikacji mobilnej kierowcy.
MapGO działa w modelu SaaS i jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. W programie można planować trasy dla samochodów osobowych, dostawczych i ciężarowych, dlatego rozwiązanie sprawdzi się zarówno w mniejszej firmie, jak i przy zarządzaniu bardziej rozbudowaną flotą. Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranego wariantu programu.
Planowanie tras dla jednego pojazdu i całej floty
Podstawą pracy w MapGO jest projekt optymalizacyjny przygotowywany dla określonego dnia. Planista dodaje punkty do odwiedzenia, wybiera dostępne pojazdy i ustala warunki, które system powinien uwzględnić. Na tej podstawie program układa kolejność przejazdów i proponuje podział zleceń pomiędzy kierowców. MapGO może zaplanować pracę dla jednego pojazdu albo wielu samochodów jednocześnie. W zależności od przyjętego celu system może wykorzystać całą wskazaną flotę lub ograniczyć liczbę pojazdów potrzebnych do realizacji zleceń. Można również wybrać optymalizację trasy najkrótszej albo najszybszej.
Przed przekazaniem planu kierowcom osoba zarządzająca flotą może sprawdzić przebieg tras, kolejność punktów i przydział zadań do poszczególnych pojazdów. Zachowuje więc kontrolę nad wynikiem i może ocenić, czy przygotowany układ odpowiada sposobowi organizacji pracy w firmie. Tworząc i rozwijając MapGO, firma Emapa Telematics pobiła ponad 200 światowych rekordów w dziedzinie optymalizacji VRP. Program szuka rozwiązania pozwalającego obsłużyć możliwie dużą liczbę klientów przy jak najniższym łącznym koszcie tras.
Trasy uwzględniające realne warunki pracy
Samo połączenie punktów na mapie nie wystarczy do przygotowania dobrego planu dnia. Odbiorcy mogą przyjmować dostawy tylko w wyznaczonych godzinach, kierowcy mają określony czas pracy, a pojazdy różnią się ładownością i przeznaczeniem. Wszystkie te informacje wpływają na to, czy dana trasa będzie możliwa do wykonania. Podczas optymalizacji MapGO może uwzględnić:
- godziny pracy kierowców,
- okna czasowe przypisane do punktów,
- czas obsługi w każdej lokalizacji,
- ładowność pojazdów w trzech wymiarach,
- dostawy i odbiory towaru,
- priorytety realizacji zleceń,
- punkt rozpoczęcia i zakończenia trasy,
- dopasowanie punktów do baz, pojazdów, towaru lub określonych cech pojazdu,
- obszary przypisane do poszczególnych kierowców.
Jeżeli przy ustalonych parametrach nie uda się zaplanować obsługi wszystkich lokalizacji, system umieszcza je w puli punktów nieobsłużonych. Planista od razu widzi, które zadania trzeba przełożyć, przypisać do innego pojazdu albo dodać do trasy mimo przekroczenia wcześniej ustalonego czasu pracy. Ułatwia to zarządzanie codzienną realizacją tras i podejmowanie decyzji jeszcze przed wyjazdem kierowców.
Rejonizacja pracy kierowców
Nie każda firma rozdziela zlecenia wyłącznie na podstawie najkrótszej odległości. Kierowcy często obsługują stałe miasta, dzielnice, województwa lub inne wyznaczone rejony. W MapGO taki podział można odwzorować za pomocą funkcji Obszary. Planista samodzielnie rysuje na mapie obszary w formie wielokątów lub kół, a następnie przypisuje je do konkretnych kierowców. Podczas optymalizacji system uwzględnia ten podział i przydziela pracownikowi punkty znajdujące się w jego rejonie.
Pozwala to zachować jasne zasady rozdzielania zleceń, uporządkować pracę kierowców i ograniczyć sytuacje, w których trasy niepotrzebnie się przecinają. Rejonizacja może być przydatna również wtedy, gdy poszczególni pracownicy odpowiadają za określone grupy klientów lub stale obsługiwane części kraju. Dla menedżera floty oznacza to czytelniejszy podział obowiązków i łatwiejsze zarządzanie pracą zespołu terenowego.
Trasy w aplikacji mobilnej i monitoring kierowców
Planista pracuje w panelu webowym MapGO, natomiast kierowca korzysta z aplikacji mobilnej. Po przygotowaniu harmonogramu trasę można przesłać bezpośrednio na telefon przypisanego pracownika. Kierowca widzi listę punktów w ustalonej kolejności i może otworzyć wybraną lokalizację w nawigacji Google Maps.
MapGO udostępnia również funkcje Monitoring i Livetracking. Jeżeli kierowca jest zalogowany w aplikacji mobilnej i wyrazi zgodę na udostępnianie lokalizacji, jego pozycja może zostać pokazana na mapie w panelu programu. Osoba zarządzająca flotą zyskuje w ten sposób podgląd położenia zalogowanych kierowców.
Regularnie odwiedzane lokalizacje można zapisać jako Obiekty użytkownika. Punkty są prezentowane na mapie z ikonami przypisanych kategorii i mogą być szybko dodawane do kolejnych projektów optymalizacyjnych, bez każdorazowego wpisywania tych samych adresów. Ułatwia to planowanie regularnie realizowanych tras oraz codzienną organizację pracy floty.
Zarządzanie kosztami floty przed wyjazdem
MapGO pozwala poznać przewidywane koszty obsługi zaplanowanych zleceń już na etapie przygotowywania projektu. System może zliczać koszty paliwa, pracy kierowcy, wykorzystania pojazdu, przejechanych kilometrów oraz opłat drogowych. Planista może więc ocenić łączny koszt realizacji tras jeszcze przed wyjazdem i porównać przygotowane warianty.
W programie dostępny jest także Kalkulator tras, który pozwala samodzielnie określić kolejność punktów i uzyskać raport zawierający odległości, czas przejazdu oraz cząstkowe koszty poszczególnych odcinków. W odróżnieniu od projektu optymalizacyjnego Kalkulator nie zmienia automatycznie kolejności lokalizacji. Zbiorcze dane można wyeksportować do pliku XLSX i wykorzystać do dalszych analiz.
Raporty są dostępne również dla tras przygotowanych w ramach projektu optymalizacyjnego. Menedżer floty otrzymuje więc nie tylko gotowy plan przejazdów, ale także dane potrzebne do kontroli kosztów paliwa, oceny wykorzystania pojazdów i analizy wydajności floty.
Integracja MapGO z systemami TMS, CRM i ERP
Jeżeli firma korzysta już z systemu TMS, CRM lub ERP, MapGO może zostać z nim zintegrowane. Punkty trasy, ze współrzędnymi lub bez, są przesyłane do programu, gdzie zostają ułożone w optymalnej kolejności i przekształcone w gotowe trasy dla kierowców. Pozwala to rozszerzyć wykorzystywane oprogramowanie transportowe o funkcje planowania i optymalizacji bez ręcznego przenoszenia danych. W MapGO można następnie ustawić parametry optymalizacyjne, dobrać pojazdy do zleceń i przekazać przygotowany plan kierowcom.
W wariancie Flota Pro dostępny jest również interfejs API, który może obejmować między innymi projekty dowolnej wielkości, wielodniowość, periodyczność, rozwożenie towaru między stopami oraz planowanie ułożenia towaru na pojeździe. Wariant ten zapewnia także dedykowaną infrastrukturę serwerową, indywidualne zasady SLA i wsparcie techniczne. Integracja ogranicza ręczne przepisywanie danych i pozwala rozszerzyć system używany już w firmie o funkcje optymalizacji tras.
Większa efektywność zarządzania flotą
MapGO pozwala w jednym systemie przygotować plan dnia, rozdzielić zadania, sprawdzić przewidywane koszty, wyznaczyć obszary pracy i przekazać gotowe trasy kierowcom. Dla menedżera floty oznacza to mniej ręcznego planowania, lepszy wgląd w koszty transportu i sprawniejsze wykorzystanie dostępnych pojazdów.
Przetestuj system do zarządzania trasami i flotą
Zaimportuj adresy klientów lub punktów dostaw, określ parametry pojazdów i godziny pracy kierowców, a następnie sprawdź, jaki zestaw tras przygotuje MapGO. Program zlokalizuje adresy na mapie, rozdzieli zadania pomiędzy dostępne pojazdy i wyznaczy kolejność przejazdów zgodnie z ustalonymi warunkami.