Każdego dnia serwisanci odwiedzają klientów w różnych lokalizacjach, wykonując przeglądy techniczne, naprawy, konserwacje lub instalacje urządzeń. Poszczególne wizyty mogą trwać od kilkunastu minut do kilku godzin, a część klientów jest dostępna tylko w określonych przedziałach czasowych. Przy większej liczbie zgłoszeń ręczne układanie harmonogramu staje się trudne, szczególnie gdy trzeba rozdzielić zadania pomiędzy kilku pracowników i uwzględnić czas dojazdu.
Planowanie tras serwisantów w MapGO pozwala automatycznie przygotować harmonogram wizyt terenowych dla jednego lub wielu pracowników. Oprogramowanie analizuje lokalizacje klientów, przewidywany czas wykonania usług oraz dostępność serwisantów, a następnie proponuje podział zleceń i kolejność przejazdów. Koordynator otrzymuje gotowy plan pracy zespołu, który może przekazać pracownikom bezpośrednio na telefony.
Jak zaplanować codzienne wizyty serwisantów?
W firmach świadczących usługi terenowe liczba zgłoszeń i ich rozmieszczenie mogą zmieniać się każdego dnia. Jeden serwisant ma do wykonania kilka przeglądów w obrębie miasta, inny realizuje naprawy u klientów oddalonych od siebie o kilkadziesiąt kilometrów. Równy podział liczby zleceń nie oznacza więc podobnego obciążenia pracą. Znaczenie mają odległości, czas przejazdu oraz długość poszczególnych wizyt.
MapGO umożliwia import adresów klientów z pliku XLSX lub wykorzystanie lokalizacji zapisanych wcześniej jako Obiekty użytkownika. Po wybraniu dostępnych pracowników i określeniu warunków realizacji zleceń system przeprowadza optymalizację tras, proponując kolejność wizyt oraz ich podział pomiędzy serwisantów. Można przy tym wskazać różne miejsca rozpoczęcia i zakończenia pracy, na przykład siedzibę firmy, oddział regionalny lub inną ustaloną lokalizację.
Program pozwala również zdecydować, czy harmonogram ma obejmować wszystkie wybrane pojazdy, czy ich liczba powinna zostać ograniczona. Dzięki temu przy mniejszej liczbie zgłoszeń nie trzeba angażować całego dostępnego zespołu do realizacji zaplanowanych wizyt.
Czas wykonania usługi i godziny dostępności klientów
Przy organizacji pracy serwisantów szczególnie istotne jest właściwe oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie zlecenia. Rutynowy przegląd może trwać 30 minut, podczas gdy naprawa wymagająca demontażu urządzenia zajmie znacznie dłużej. Jeżeli harmonogram nie uwzględnia takich różnic, kolejne wizyty mogą zostać zaplanowane w godzinach, w których pracownik nie będzie już dostępny.
Podczas planowania MapGO uwzględnia kilka parametrów:
- czas obsługi punktu – przewidywaną długość wizyty potrzebną na wykonanie prac serwisowych,
- okno czasowe – przedział godzin, w którym klient może przyjąć serwisanta,
- priorytet zlecenia – oznaczenie punktów szczególnie ważnych przy przygotowywaniu planu,
- godziny pracy kierowcy – czas dostępny na realizację wizyt i przejazdy pomiędzy klientami.
Przykładowo serwisant może mieć zaplanowane trzy godzinne przeglądy oraz naprawę wymagającą dwugodzinnej wizyty. Jeżeli jeden z klientów jest dostępny tylko do południa, MapGO uwzględni ten warunek przy ustalaniu kolejności przejazdów. Zlecenia oznaczone jako priorytetowe są traktowane jako ważniejsze podczas przygotowywania harmonogramu, ale nie oznacza to automatycznie, że zostaną wykonane jako pierwsze. O kolejności decydują również godziny dostępności klientów, czas obsługi i pozostałe ograniczenia.
Przypisywanie zleceń do odpowiednich serwisantów
W firmach serwisowych nie każdy pracownik zajmuje się wszystkimi rodzajami urządzeń. Część specjalizuje się w określonych naprawach, inni odpowiadają za stałych klientów lub wybrane rejony. Przy przygotowywaniu harmonogramu trzeba więc uwzględnić również zasady przydzielania zleceń obowiązujące w firmie.
MapGO oferuje funkcję kompatybilności, która umożliwia powiązanie punktów z wybranymi pojazdami, bazami lub cechami pojazdów. Jeżeli serwisanci korzystają z przypisanych samochodów, można wykorzystać takie zależności do skierowania konkretnych wizyt do odpowiednich pracowników. Przykładowo zlecenia wymagające specjalistycznego wyposażenia można powiązać z pojazdem, w którym znajduje się potrzebny sprzęt.
Dodatkowo funkcja Obszary pozwala wyznaczać na mapie rejony obsługi i przypisywać do nich kierowców. Dzięki temu firma może zachować stały podział terytorialny, a jednocześnie automatycznie ustalać kolejność wizyt u klientów znajdujących się w poszczególnych dzielnicach, miastach lub regionach.
Kontrola harmonogramu i realizacji wizyt terenowych
Po zakończeniu optymalizacji koordynator może sprawdzić przygotowane trasy na mapie i osi czasu (Timeline). Widzi kolejność punktów, przewidywane godziny dotarcia oraz czas przeznaczony na poszczególne wizyty. Jeżeli ze względu na ograniczenia czasowe lub niewystarczającą liczbę dostępnych pracowników nie uda się uwzględnić wszystkich zgłoszeń, MapGO pozostawia je w puli punktów nieobsłużonych. Można wtedy zmienić warunki planowania, wykorzystać dodatkowy pojazd albo przenieść część zleceń na kolejny termin.
Podczas realizacji tras system pozwala sprawdzać statusy zleceń nadawane przez pracowników. Możliwe jest również monitorowanie ich pozycji na mapie, jeżeli korzystają z aplikacji mobilnej MapGO i udostępniają lokalizację. Dzięki temu dyspozytor może śledzić postęp wizyt oraz sprawdzać, które zadania zostały już wykonane, bez konieczności telefonicznego kontaktowania się z każdym serwisantem.
Harmonogram wizyt w aplikacji mobilnej serwisanta
Gotowe trasy można przesłać do aplikacji mobilnej MapGO na urządzeniach z systemem Android. Serwisant otrzymuje listę przypisanych punktów w ustalonej kolejności, wraz z adresami klientów, przewidywanym czasem dotarcia (ETA), czasem obsługi i oknami czasowymi wizyt. Z poziomu aplikacji może uruchomić nawigację Google Maps do wybranej lokalizacji.
Po zakończeniu wizyty pracownik może zmienić status zlecenia, na przykład na Zrealizowano lub Nie zrealizowano. Informacja ta jest dostępna dla koordynatora w MapGO, co ułatwia kontrolowanie wykonania zaplanowanych prac.
Firmy korzystające z własnego oprogramowania do zarządzania zgłoszeniami mogą również wykorzystać możliwość integracji MapGO z systemami CRM lub ERP, dostępną w pakiecie Flota Pro. Pozwala to połączyć planowanie dojazdów z dotychczasowym procesem obsługi klientów, przy czym zakres wymiany danych zależy od konkretnej integracji.
Zaplanuj pracę serwisantów w MapGO
Zaimportuj adresy klientów, określ czas potrzebny na wykonanie usług i wybierz dostępnych pracowników. MapGO przygotuje harmonogram wizyt uwzględniający godziny pracy, dostępność klientów oraz kolejność przejazdów. Gotowe trasy sprawdzisz na mapie i przekażesz bezpośrednio do aplikacji mobilnej serwisantów.