Przedstawiciele handlowi często spędzają znaczną część dnia w samochodzie, przemieszczając się pomiędzy klientami. Jednego dnia odwiedzają kilka firm w obrębie miasta, kolejnego pokonują większe odległości pomiędzy miejscowościami, a część spotkań musi odbyć się o wcześniej ustalonej godzinie. Przy większej liczbie kontrahentów ręczne układanie harmonogramu zajmuje czas, który można byłoby przeznaczyć na rozmowy z klientami i działania sprzedażowe.
Optymalizacja tras dla handlowców w MapGO pozwala automatycznie przygotować kolejność wizyt z uwzględnieniem lokalizacji klientów, ich dostępności oraz czasu potrzebnego na spotkania. Program może również rozdzielać punkty pomiędzy wielu przedstawicieli handlowych, uwzględniając przypisane rejony i godziny pracy. Dzięki temu firma otrzymuje gotowy harmonogram przejazdów, który można przekazać pracownikom bezpośrednio na telefony.
Jak planować wizyty handlowe w MapGO?
Przedstawiciel handlowy może mieć przypisanych kilkudziesięciu klientów, ale każdego dnia odwiedza tylko część z nich. Niektóre spotkania odbywają się regularnie, inne wynikają z bieżących potrzeb kontrahentów lub nowych możliwości sprzedażowych. Samo wybranie adresów nie wystarcza – trzeba jeszcze ustalić kolejność wizyt, uwzględniając odległości oraz czas potrzebny na dojazdy.
MapGO umożliwia import lokalizacji klientów z pliku XLSX oraz korzystanie z adresów zapisanych wcześniej jako Obiekty użytkownika. Po wybraniu punktów i dostępnych pracowników program przeprowadza optymalizację tras, proponując kolejność przejazdów oraz podział wizyt pomiędzy handlowców. Można również określić różne miejsca rozpoczęcia i zakończenia pracy, na przykład siedzibę firmy lub inną wskazaną lokalizację.
Przy planowaniu wizyt dla większego zespołu MapGO analizuje wszystkie wskazane punkty w ramach jednego projektu. Pozwala to przygotować harmonogram uwzględniający zarówno rozmieszczenie klientów, jak i dostępność poszczególnych przedstawicieli, bez konieczności układania każdej trasy osobno.
Harmonogram spotkań i godziny dostępności klientów
W pracy handlowca liczy się nie tylko liczba odwiedzonych firm, ale również czas przeznaczony na każde spotkanie. Krótka wizyta u stałego kontrahenta może trwać 20 minut, podczas gdy prezentacja oferty lub negocjacje wymagają godziny albo dłużej. Dodatkowo część klientów przyjmuje przedstawicieli wyłącznie po wcześniejszym umówieniu terminu.
Podczas planowania MapGO pozwala uwzględnić:
- okna czasowe – godziny, w których klient jest dostępny na spotkanie,
- czas obsługi punktu – przewidywaną długość wizyty handlowej,
- godziny pracy – przedział, w którym przedstawiciel powinien zrealizować zaplanowane spotkania i przejazdy,
- priorytety punktów – oznaczenie klientów szczególnie ważnych przy przygotowywaniu harmonogramu.
Program zestawia te parametry z przewidywanym czasem przejazdów pomiędzy lokalizacjami. Jeżeli handlowiec ma spotkanie umówione na godzinę 10:00, a kolejnych klientów może odwiedzić dopiero po południu, MapGO uwzględnia te ograniczenia podczas wyznaczania trasy. Priorytet punktu zwiększa jego znaczenie przy uwzględnianiu wizyt w planie, ale nie oznacza automatycznie, że spotkanie odbędzie się jako pierwsze.
Podział klientów na regiony handlowe
Firmy posiadające kilku lub kilkunastu przedstawicieli często dzielą rynek na regiony sprzedażowe. Jeden pracownik odpowiada za klientów w określonej części województwa, inny obsługuje sąsiednie powiaty, a kolejny koncentruje się na wybranych dzielnicach dużego miasta. Przy takim modelu pracy ważne jest zachowanie przypisania kontrahentów do handlowców, nawet gdy liczba zaplanowanych wizyt zmienia się z tygodnia na tydzień.
MapGO oferuje funkcję Obszary, która pozwala wyznaczać rejony pracy bezpośrednio na mapie. Można je tworzyć w formie wielokątów lub kół, dostosowując granice do struktury sprzedażowej firmy. Do każdego obszaru można przypisać jednego lub kilku pracowników, a podczas optymalizacji wykorzystać dopasowanie punktów do wyznaczonych rejonów.
Dzięki temu handlowcy mogą nadal obsługiwać swoich stałych klientów, a program automatycznie ustala kolejność wizyt w przypisanych lokalizacjach. Gdy firma zmienia podział regionów lub rozszerza działalność, granice obszarów można odpowiednio dostosować bez konieczności ponownego tworzenia bazy adresów.
Lepsze wykorzystanie czasu pracy przedstawicieli handlowych
Duża liczba spotkań nie zawsze oznacza dobrze zaplanowany dzień. Handlowiec może odwiedzić kilku klientów, ale spędzić wiele godzin na przejazdach pomiędzy odległymi miejscowościami. Innym razem korzystniejsza kolejność wizyt pozwoli ograniczyć czas dojazdów i uwzględnić dodatkowe spotkanie, jeśli pozwalają na to godziny pracy oraz dostępność kontrahentów.
MapGO przygotowuje trasy z uwzględnieniem lokalizacji klientów, długości spotkań i warunków czasowych. Po zakończeniu optymalizacji koordynator może sprawdzić harmonogram na mapie i osi czasu (Timeline), analizując kolejność punktów oraz przewidywane godziny odwiedzin. Dostępny jest również raport XLSX zawierający informacje o przygotowanych trasach, czasie obsługi i długości przejazdów. Pozwala to ocenić, ile czasu przedstawiciele przeznaczą na dojazdy, a ile na zaplanowane wizyty.
Jeżeli nie wszystkie spotkania można uwzględnić przy określonych godzinach pracy i dostępności klientów, MapGO pozostawia część lokalizacji w puli punktów nieobsłużonych. Koordynator może wtedy zmienić warunki planowania, przydzielić wizytę innemu pracownikowi lub przenieść ją na kolejny dzień.
Trasa handlowca w telefonie i kontrola wykonanych wizyt
Po przygotowaniu planu przedstawiciel handlowy może otrzymać swoją trasę w aplikacji mobilnej MapGO na urządzeniu z systemem Android. Widzi listę klientów w ustalonej kolejności, adresy spotkań, przewidywane godziny dotarcia (ETA), czas obsługi oraz okna czasowe. Do wybranej lokalizacji może uruchomić nawigację Google Maps.
Po zakończeniu wizyty pracownik może zmienić status przypisanego zlecenia, na przykład na Zrealizowano lub Nie zrealizowano. Informacje te są dostępne dla osoby zarządzającej harmonogramem, dzięki czemu może sprawdzać postęp realizacji spotkań. MapGO umożliwia również monitorowanie pozycji pracowników na mapie, jeżeli są zalogowani do aplikacji mobilnej i udostępniają swoją lokalizację.
Firmy korzystające z systemów CRM mogą dodatkowo wykorzystać możliwość integracji z MapGO w ramach pakietu Flota Pro. Pozwala to uwzględnić dane o klientach w procesie planowania przejazdów, przy czym zakres wymiany informacji zależy od konkretnej integracji.
Zaplanuj wizyty przedstawicieli handlowych w MapGO
Wybierz klientów do odwiedzenia, określ czas spotkań i godziny dostępności kontrahentów. MapGO przygotuje kolejność przejazdów oraz podział wizyt pomiędzy przedstawicieli, uwzględniając przypisane regiony i harmonogram pracy. Gotowe trasy sprawdzisz na mapie i przekażesz pracownikom bezpośrednio do aplikacji mobilnej.