Ręczne planowanie tras często wydaje się wystarczające, dopóki firma obsługuje niewielką liczbę punktów i korzysta z jednego lub dwóch pojazdów. Wraz ze wzrostem liczby zleceń, kierowców i ograniczeń operacyjnych taki sposób pracy zaczyna jednak generować coraz więcej ukrytych kosztów. Nie zawsze są one widoczne od razu w jednym raporcie, ale pojawiają się w paliwie, czasie pracy, liczbie przejechanych kilometrów, opóźnieniach i codziennej pracy planisty.
Koszt zaczyna się od niewłaściwej kolejności punktów
Jednym z najczęstszych problemów przy ręcznym planowaniu jest nieoptymalna kolejność odwiedzanych punktów. Nawet jeśli różnica między dwiema trasami wydaje się niewielka, przy codziennej pracy floty może oznaczać dodatkowe kilometry, więcej czasu na drodze i większe zużycie paliwa. Im więcej punktów znajduje się na trasie, tym trudniej ręcznie ocenić, która kolejność będzie najlepsza.
W praktyce planista musi brać pod uwagę nie tylko odległość, ale też godziny dostaw, czas obsługi klienta, dostępność kierowców i możliwości pojazdów. Gdy takie decyzje są podejmowane ręcznie, łatwiej o pominięcie części ograniczeń albo wybór wariantu, który wydaje się dobry, ale nie jest korzystny kosztowo.
Więcej kilometrów to nie tylko koszt paliwa
Dodatkowe kilometry wpływają na kilka obszarów jednocześnie. Pierwszym i najbardziej oczywistym kosztem jest paliwo. Drugim jest czas pracy kierowcy. Trzecim – szybsze zużycie pojazdu. Do tego dochodzi większe ryzyko opóźnień, szczególnie wtedy, gdy plan dnia jest napięty i każdy dodatkowy przejazd przesuwa kolejne zlecenia.
Ręczne planowanie utrudnia też ocenę, czy dana trasa rzeczywiście jest możliwa do wykonania w zaplanowanym czasie. Plan może wyglądać poprawnie w arkuszu, ale po uwzględnieniu dojazdów, obsługi punktów i ograniczeń czasowych okazuje się zbyt ciasny. Wtedy firma musi reagować w trakcie dnia, a to oznacza kolejne telefony, zmiany i presję po stronie kierowców.
Czas planisty również jest kosztem
Kosztem ręcznego planowania jest nie tylko praca kierowców, ale też czas osoby odpowiedzialnej za układanie tras. Jeżeli każdego dnia planista musi ręcznie analizować adresy, sprawdzać mapę, układać kolejność punktów, przypisywać kierowców i poprawiać harmonogram, to część jego pracy jest poświęcana na zadania, które można częściowo zautomatyzować.
Przy większej skali dochodzi jeszcze problem poprawek. Zmiana jednego punktu może wymagać przeliczenia całej trasy albo nawet kilku tras jednocześnie. Gdy wszystko odbywa się ręcznie, aktualizacja planu zajmuje czas i zwiększa ryzyko błędu.
Niedopasowanie pojazdów do zleceń
Kolejnym źródłem kosztów jest niewłaściwe przypisanie zleceń do pojazdów. Jeżeli firma korzysta z aut o różnej ładowności, różnym przeznaczeniu albo różnych ograniczeniach, planowanie tras nie powinno opierać się wyłącznie na lokalizacji punktów. Trzeba sprawdzić, czy pojazd może obsłużyć dane zlecenia i czy jego wykorzystanie ma sens kosztowy.
Ręczne planowanie może prowadzić do sytuacji, w której jeden pojazd jest przeciążony zadaniami, a inny nie jest w pełni wykorzystany. Może też powodować niepotrzebne przejazdy, jeśli zlecenia nie zostały dobrze pogrupowane. Przy większej liczbie pojazdów i punktów ręczna kontrola takich zależności staje się coraz trudniejsza.
Opóźnienia i zmiany w trakcie dnia
Koszty ręcznego planowania pojawiają się również wtedy, gdy plan nie uwzględnia realnych ograniczeń czasowych. Jeśli kierowca ma dotrzeć do klienta w konkretnym oknie czasowym, a wcześniejsze punkty zostały ułożone zbyt ciasno, opóźnienie może przenieść się na całą trasę. To z kolei wpływa na jakość obsługi klienta i organizację pracy zespołu.
Przy większej liczbie zmian planista często musi kontaktować się z kierowcami telefonicznie, przesyłać nowe adresy lub ręcznie aktualizować kolejność punktów. Taki model pracy jest trudny do skalowania i zwiększa ryzyko pomyłek.
Automatyzacja ogranicza część błędów planistycznych
Ręczne planowanie może działać przy małej liczbie zleceń, ale wraz z rozwojem firmy zaczyna być coraz większym obciążeniem. Przy większej liczbie punktów, pojazdów i kierowców warto uporządkować proces planowania. Właśnie dlatego firmy coraz częściej wdrażają program do optymalizacji tras, który uwzględnia wiele punktów, pojazdów, kierowców i ograniczeń operacyjnych.
Nie chodzi wyłącznie o skrócenie trasy. Ważne jest także lepsze wykorzystanie pojazdów, ograniczenie czasu planowania, zmniejszenie liczby poprawek i przygotowanie tras, które są możliwe do wykonania w określonych warunkach.
Kiedy warto odejść od ręcznego planowania?
Najlepszym momentem na zmianę sposobu planowania jest chwila, w której firma zaczyna regularnie odczuwać problemy organizacyjne. Może to być rosnąca liczba zleceń, częste korekty tras, trudność w przypisywaniu punktów do pojazdów, brak kontroli nad kosztami albo coraz dłuższy czas przygotowywania planu dnia.
Ręczne planowanie nie zawsze jest błędem. Problem pojawia się wtedy, gdy skala pracy przekracza możliwości arkusza, pojedynczej mapy i doświadczenia jednej osoby. Wtedy dodatkowe koszty nie wynikają z jednego dużego błędu, ale z wielu małych decyzji podejmowanych każdego dnia.